¿Qué son documentos mercantiles?

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier acción que se dé en el campo mercantil, por sencilla que parezca, quede sustentada a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. De esta manera, toda emisión y recepción de documentos podrá respaldar las transacciones económicas y financieras de dicha organización.

Los documentos mercantiles están representados por los títulos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, soportes de sueldos, vales de mercancía, entre otros. Dichos documentos sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad, con su fecha respectiva.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional en contaduría obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa, mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos, para sustentar todas sus operaciones.

Dentro del concepto de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar o bien para certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad o para probar un hecho desde el punto de vista legal.

Partiendo de este segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan solo un medio de prueba y en ciertos casos, pueden convertirse en elementos fundamentales para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados de la siguiente manera:

Documentos Negociables: Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos o descuentos en una entidad financiera antes de su fecha de vencimiento.

Documentos no Negociables: Son que sirven de base para los registros en los libros contables y a la vez, pueden formar pruebas desde el punto de vista legal.

De acuerdo a esta clasificación, los documentos negociables están conformados por: Letras de cambio, pagarés y cheques.

En cuanto a los no negociables, tenemos los recibos, facturas, vales, Notas de remisión, Notas de abono y Notas de crédito.

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