Cómo organizar un evento

Cada vez más, empresas, organizaciones, agencias de publicidad y marketing o firmas particulares, organizan eventos para promocionar marcas, productos o servicios que ofrecen a su mercado meta. No importa que tipo de evento deseamos realizar, la organización será la clave de su éxito 

Para ayudarte en esta tarea te presentamos algunas cosas a tomar en cuenta para organizar un evento de calidad.

Organiza tu evento y alcanza el éxito

Define el objetivo del evento, pues de ello dependerán los siguientes pasos a seguir, por ello es necesario contar con un buen equipo de trabajo con habilidades y destrezas en distintas áreas.

Si se trata de un evento de corto alcance, entre la familia y los amigos pueden prestar apoyo, pero si es el caso de un evento empresarial o institucional, es imprescindible contar con profesionales, los cuales se encargarán de la realización de las distintas tareas tales como la preparación del presupuesto, cursar las invitaciones, promoción del evento y la recepción de los invitados y participantes, por solo mencionar algunas actividades.

Preparar un presupuesto, incluyendo todos los posibles gastos, así como los ingresos, fondos y aporte de los patrocinantes, si los hubiere. Solo un presupuesto organizado, evitará pérdidas o exceso de cuentas por pagar.

Definir hora y lugar. Este es uno de los aspectos más importantes, pues el evento debe organizarse considerando una hora y un lugar que garanticen la asistencia del grupo de invitados, con la seguridad y comodidad que merecen.

Logística. Hay que considerar aspectos como espacio para estacionar vehículos, , facilidad de acceso al salón, el uso de elementos adicionales como computadoras, proyectores, sonido, mobiliario, utencilios, entre otros.

Publicidad. Mientras se organizan el resto de las actividades, es importante tener adelantada la publicidad del evento, bien sea a través de afiches, folletos, promoción en los medios de comunicación masivo o las redes sociales, todo dependerá del alcance y magnitud de nuestro evento. La publicidad será vital para garantizar una buena asistencia.

Lista de invitados. Para desarrollar una buena logística, es importante tener claro la cantidad de invitados o participantes a nuestro evento. Este aspecto debe concretarse con la suficiente anticipación para cursar las invitaciones a los ponentes o invitados especiales, con el debido tiempo.

Decoración y alimentación. La decoración del salón debe estar acorde con las características del evento, a quienes va dirigido, puesto que es muy diferente la decoración para un evento escolar o universitario, un evento familiar o un evento empresarial. Igual se trata de las comidas que se van a servir en función del número de invitados, el presupuesto que se maneja, la duración del evento y el target.

Manejar una agenda. Es recomendable utilizar un cronograma con todas las pautas y detalles del evento que incluya aspectos como la hora de llegada de los invitados, hora de ingreso al salón, las horas para servir las comidas, hora de las presentaciones, discursos de apertura y cierre del evento.

Para ayudarte a organizar un evento, acude a los especialistas en organización, agencias de festejos, iluminación y otros, que te ofrece infoguia.com